Inscribir usuarios a cursos de manera masiva

Creada por Luis Eduardo Moreno García, Modificado el Sáb., 15 Jul., 2023 a las 10:44 A. M. por Luis Eduardo Moreno García

Paso 1. Previo a ingresar a la plataforma hay que recordar que se tiene que tener un documento llenado con los campos necesarios y guardarlo con formato CSV.

Se pueden inscribir a varios usuarios a diferentes cursos utilizando el mismo archivo, pero se deben respetar las cabeceras:

username	Nombre de usuario, con el que ingresan a plataforma.
course1	Nombre corto del curso al que se desea inscribir a los usuarios. En dado caso de que se quieran inscribir a varios cursos, deberá seguirse la secuencia: course2, course3, course4… pero siempre en columnas separadas y respetando los espacios del “type”
type1	Rol que tendrá el usuario en el primer curso en el que se va a inscribir. En dado caso de que se quieran inscribir a varios cursos, deberá seguirse la secuencia: type2, type3, type4… Para establecer el rol debe colocarse el número de acuerdo con el rol del usuario: 1= alumno 2= profesor 3= supervisor o profesor sin permiso de edición.
group1	Grupo en el que se desea inscribir al participante. Deberá escribirse el ID del grupo. En dado caso de que se quieran inscribir a varios cursos, deberá seguirse la secuencia: group2, group3, group4

Ejemplo del formato rellenado:

Paso 2. Una vez que estás dentro de tu plataforma dirígete a “Usuarios”.

Paso 3. Posteriormente a la pestaña de “Carga masiva de usuarios”.

Paso 4. Al hacerlo, verás una pantalla como la siguiente:

Paso 4.1 Asegúrate de subir un archivo de tipo csv. Puedes crear tu documento en una hoja de cálculo pero al guardarla es importante que tenga este formato.

Paso 4.2 Delimitador CSV. Selecciona, en el menú desplegable, el tipo de delimitador, que en este caso es una coma en lugar del punto y coma que aparece de manera predeterminada.

Paso 4.3 Codificación. Hay que respetar el campo predeterminado que da la plataforma.

Paso 4.4 Previsualizar filas. Desde aquí se podrá seleccionar el número de filas que se quieren ver, la recomendación es establecer un número que permita ver a todos los usuarios, en caso de que exista algún error poder ubicar cuál usuario no logró inscribirse.

Paso 6. Hay que dar clic en el botón

Una vez que se cargó el documento en plataforma se actualizará la pantalla mostrando la siguiente información:

Nota: se puede desplazar la barra para observar la vista previa de todos los usuarios

Paso 7. Luego de eso aparecen diferentes opciones de configuración:

Tipo de subida: se establece si se trata de usuarios nuevos o existentes, para ello se puede elegir una de las siguientes opciones:

Como en este caso se trata de usuarios que ya están en plataforma se seleccionará la última opción “Actualizar solo usuarios existentes”.

Detalles del usuario existente: se establece si se quiere hacer cambio o no con los usuarios, así como el tipo de modificaciones. Hay que seleccionar la segunda opción para que solo se alteren los cambios del archivo.
Contraseña de usuario existente: se puede modificar la contraseña del usuario siempre y cuando se agregue en el documento CSV, en este caso hay que dejar el campo “Sin cambios”.
Permitir renombrar: si se desea cambiar el username, para ello el dato deberá incluirse en el archivo CSV, en este caso hay que dejar el campo “No”.
Permitir eliminar: si se desea eliminar al usuario de la plataforma, para ello el dato deberá incluirse en el archivo CSV, en este caso hay que dejar el campo “No”.
Permitir suspender y activar cuentas: si se desea suspender o activar la cuenta de algún usuario, para ello el dato deberá incluirse en el archivo CSV, en este caso hay que dejar el campo “No”.
Roles: Se muestra información de los roles que hay en plataforma y del número que debe tener el archivo para poder asignarlos en los cursos.

Paso 9. Valores por defecto. Campos predeterminados del perfil de usuario, no es necesario modificarlos.

Paso 10. Hay que dar clic en el siguiente botón:

Paso 11. La plataforma se actualizará y mostrará el estatus de subida de los usuarios:

Hay que tener en cuenta que se pueden presentar diversos escenarios:

Los usuarios administradores no pueden inscribirse en los cursos.
Un username está mal escrito la plataforma y no encontrará al usuario y no podrá inscribirlo.
Un usuario puede inscribirse en un curso como alumno y en otro como profesor.
En la parte inferior de la pantalla la plataforma dará el estatus de la actividad, mostrará a los usuarios que se pasaron por alto o los errores que se presentaron. Es importante ubicar los usuarios que no pudieron actualizarse para corregir el archivo y volverlo a subir.

Paso 12. Hay que dar clic en el botón “Continuar” para salir de esa pantalla.